به گزارش کیان آنلاین ، پلمپ دفاتر قانونی یکی از مراحل مهم مالیاتی برای کسب‌وکارها و اشخاص حقیقی دارای فعالیت اقتصادی بشمار می‌رود. طبق قوانین مالیاتی کشور، تمامی واحدهای تجاری موظف هستند دفاتر قانونی خود را بطور سالانه پلمپ کرده و به سازمان امور مالیاتی ارائه دهند. این فرایند به منزله تایید رسمی دفاتر حسابداری است که تمامی تراکنش‌های مالی در آن‌ها ثبت می‌شود. بنابراین عدم انجام به موقع این اقدام می‌تواند پیامدهای مالی و حقوقی برای صاحبان کسب‌وکار به همراه داشته باشد.
پلمپ دفاتر قانونی به چه معناست؟
همانطور که در ابتدای مقاله اشاره شد یکی از مهم‌ترین مسائل مالیاتی برای کسب‌وکارها، دریافت و ثبت پلمپ دفاتر قانونی در موعد مقرر می‌باشد. براساس قانون تجارت، تمامی تاجران باید دفاتر قانونی داشته باشند. این دفاتر شامل دفتر روزنامه و دفتر کل هستند که تمامی تراکنش‌های مالی در آن‌ها ثبت می‌شود.
برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن اطلاعات نادرست باید قبل از هرگونه ثبت، دفاتر پلمپ شوند و در پایان سال مالی و هنگام ارائه اظهارنامه مالیاتی، شرکت‌ها موظف هستند دفاتر پلمپ شده را به سازمان امور مالیاتی تحویل دهند. این دفاتر مبنای بررسی وضعیت مالی کسب‌وکارها قرار می‌گیرند و عدم رعایت این مقررات می‌تواند منجر به جریمه‌های مالی و مشکلات حقوقی شود. به همین دلیل ثبت و پلمپ دفاتر در زمان تعیین شده اهمیت زیادی دارد.
کاربرد پلمپ دفاتر قانونی
دفاتر قانونی پلمپ شده در فرآیندهای مختلف تجاری و مالی مورد نیاز است و کاربرد مهمی دارد. از جمله این کاربردها می‌توان به دریافت کارت بازرگانی و ارائه اظهارنامه مالیاتی اشاره کرد که رعایت آن‌ها برای ادامه فعالیت قانونی کسب‌وکارها ضروری است.
1. دریافت کارت بازرگانی
شرکت‌هایی که در حوزه صادرات و واردات فعالیت می‌کنند، برای دریافت کارت بازرگانی باید دفاتر قانونی خود را پلمپ کنند. چرا که این دفاتر نشان دهنده ثبت دقیق تراکنش‌های مالی شرکت هستند و یکی از مدارک مورد نیاز برای صدور کارت بازرگانی محسوب می‌شوند. بنابراین در صورت عدم پلمپ دفاتر به دلایل‌های مختلف چون ثبت اطلاعات نادرست هنگام تحریر دفاتر قانونی شرکت‌ها ممکن است با مشکل در دریافت این مجوز مواجه شوند.
2. ارائه اظهارنامه مالیاتی
یکی از مهم‌ترین کاربردهای پلمپ دفاتر، ارائه اظهارنامه مالیاتی می‌باشد. در پایان سال مالی این دفاتر باید به عنوان اسناد مالی رسمی شرکت به سازمان امور مالیاتی ارائه شوند. بنابراین داشتن دفاتر پلمپ شده باعث تسهیل فرآیند بررسی مالیاتی می‌شود و از بروز مشکلاتی مانند رد دفاتر یا اعمال جریمه‌های مالیاتی جلوگیری می‌کند.
زمان پلمپ دفاتر قانونی
قبل از شروع هر سال مالی، کسب‌وکارها باید دفاتر قانونی سال جدید را دریافت و پلمپ کنند. به عنوان مثال برای دریافت دفاتر سال ۱۴۰۴، این فرایند باید تا پایان اسفند ۱۴۰۳ انجام شود. در صورتی که صفحات دفاتر زودتر از پایان سال مالی تکمیل شوند، امکان درخواست دفتر جدید نیز وجود دارد. با این حال دریافت دفاتر پلمپ شده همیشه باید قبل از شروع سال مالی جدید انجام شود. عدم انجام این کار در زمان مقرر می‌تواند مشکلات مالیاتی برای شرکت‌ها به وجود آورد. بنابراین توصیه می‌شود کسب‌وکارها در زمان مقرر برای دریافت دفاتر پلمپ اقدام کنند تا از مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
افرادی که باید دفاتر قانونی را پلمپ کنند
طبق قوانین تجاری تمامی شرکت‌ها و موسساتی که در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده‌اند، ملزم به دریافت دفاتر پلمپ شده هستند. علاوه‌بر این برخی از صاحبان مشاغل که میزان فروش یا درآمد سالانه آن‌ها از سال ۱۳۹۲ به بعد بیش از ۳ میلیارد تومان بوده، باید این دفاتر را دریافت کنند. این مبلغ برای پزشکان و وکلا ۱.۵ میلیارد تومان در نظر گرفته شده است.
همچنین برخی تشکل‌های قانونی مانند اتحادیه‌های صنفی و احزاب نیز مشمول این فرایند هستند. علاوه‌بر این، گروهی از افراد بدون در نظر گرفتن میزان درآمد، موظف به پلمپ دفاتر مالیاتی هستند. ازجمله این افراد می‌توان به دارندگان کارت بازرگانی، صاحبان صرافی‌ها، کلینیک‌ها، بیمارستان‌ها، زایشگاه‌ها، کارخانه‌ها، معادن و هتل‌های سه ستاره و بالاتر اشاره کرد. برای دریافت راهنمایی‌های دقیق‌تر در این زمینه می‌توان از مشاوره حسابداری مجموعه سما حساب استفاده کرد.
پلمپ دفاتر قانونی و مدارک لازم برای آن
برای پلمپ دفاتر قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی باید مدارک مشخصی را ارائه دهند. افراد حقیقی به کپی کارت ملی، پروانه کسب یا مجوز فعالیت و اصل اظهارنامه پلمپ با مهر و امضا نیاز دارند. این مدارک برای احراز هویت و تایید فعالیت تجاری آن‌ها لازم می‌باشد. اشخاص حقوقی نیز، مدیرعامل باید کپی کارت ملی، مهر شرکت و اصل اظهارنامه پلمپ را ارائه دهد.
همچنین ارائه کپی روزنامه تاسیس شرکت و در صورت وجود تغییرات کپی آخرین ثبت تغییرات در روزنامه رسمی ضروری می‌باشد. با این حال اگر نماینده یا وکیل برای این کار معرفی شده باشد، ارائه وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه الزامی می‌باشد. برای اشخاص دولتی نیز معرفی‌نامه مورد نیاز است.
مراحل پلمپ دفاتر قانونی
پلمپ دفاتر قانونی یک فرایند چند مرحله‌ای است که برای طی کردن مراحل آن در ابتدا باید در سامانه ثبت شرکت‌ها درخواست داده شود. در این مرحله مشخص می‌شود که درخواست از سوی شخص حقیقی یا حقوقی است. سپس اطلاعات شخصی مانند تابعیت، شماره شناسنامه، کد پستی و شماره تلفن وارد سامانه می‌شود.
این مراحل از طریق پیامک به فرد اطلاع داده خواهد شد، بنابراین دقت در وارد کردن اطلاعات بسیار مهم می‌باشد. در ادامه تاریخ شروع سال مالی طبق اساسنامه وارد می‌شود و سپس اطلاعات مربوط به محل دریافت دفاتر پلمپ شده ثبت می‌شود. بعد از تکمیل اطلاعات، شماره پیگیری به کاربر داده می‌شود. سپس باید اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه و اعضای هیات مدیره وارد شود.
در مرحله بعد نوع دفتر و تعداد آن‌ها انتخاب شده و مدارک مورد نیاز بارگذاری می‌شود. پس از امضای الکترونیکی اظهارنامه، هزینه دفاتر از طریق درگاه پرداخت پرداخت می‌شود و دفاتر پس از تایید نهایی، به آدرس درخواست کننده ارسال خواهد شد.
نتیجه عدم پلمپ دفاتر قانونی
عدم پلمپ دفاتر قانونی می‌تواند مشکلات جدی برای کسب‌وکارها ایجاد کند. یکی از مهم‌ترین پیامدهای آن، عدم توانایی در دریافت کد اقتصادی است که برای انجام بسیاری از فعالیت‌های تجاری ضروری می‌باشد. این فرایند به اداره مالیات این اطمینان را می‌دهد که فعالیت‌های مالی شرکت بطور شفاف انجام می‌شود و هیچگونه تقلبی در کار نبوده است.
همچنین در صورتی که دفاتر پلمپ نشوند، شرکت‌ها ممکن است با جریمه‌هایی مواجه شوند. جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی معمولا حدود ۲۰ درصد از مالیات بر درآمد سالانه است، اما این رقم می‌تواند هر سال تغییر کند. بنابراین رعایت این فرآیند و پلمپ به موقع دفاتر، نه تنها از مشکلات مالیاتی جلوگیری می‌کند، بلکه از اعمال جریمه‌های مالی نیز پیشگیری خواهد کرد.
جمع‌بندی
در نهایت پلمپ دفاتر قانونی یک مرحله ضروری برای شفافیت مالی و جلوگیری از جریمه‌های مالیاتی بشمار می‌ورد. این فرایند شامل ثبت درخواست در سامانه، وارد کردن اطلاعات شخصی و مالی و پرداخت هزینه‌ها می‌باشد. همچنین انجام به موقع پلمپ دفاتر به شرکت‌ها و افراد حقوقی و حقیقی این امکان را می‌دهد که از مشکلات حقوقی و مالیاتی جلوگیری کرده و مدارک مورد نیاز را بطور قانونی دریافت کنند.